كيفية التسجيل في نظام الفوترة الإلكترونية فاتورة: خطوات الربط ومواعيد 2026

يسأل كثير من أصحاب المنشآت عن كيفية التسجيل في نظام الفوترة الإلكترونية فاتورة، والجواب المختصر أنه لا يوجد تسجيل منفصل بالمعنى المعتاد. فالمنظومة تنطبق على الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، والمطلوب منك أمران: نظام فوترة إلكتروني متوافق، ثم ربطه ببوابة فاتورة برمز تفعيل حين يحين موعد مجموعتك. وبحسب صفحة مراحل التطبيق في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، وبدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023 بشكل تدريجي.

في هذا الدليل نشرح المرحلتين، وخطوات الربط كما نشرتها الهيئة، وجدول المجموعات الحالي، والبديل المتاح للمنشآت الصغيرة التي لا تملك نظاماً للفوترة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

تعرّف الهيئة الفاتورة الإلكترونية بأنها فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية. والهدف تحويل إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادلها ومعالجتها بين البائع والمشتري.

وتنبه الهيئة إلى أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي لا تعد فاتورة إلكترونية. وهناك نوعان من الفواتير:

• الفاتورة الضريبية: تصدر غالباً من منشأة إلى منشأة أخرى (B2B)، وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
• الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر غالباً من منشأة إلى فرد (B2C)، وتحتوي على العناصر الرئيسية للفاتورة المبسطة.

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

تطبق الفوترة الإلكترونية على مرحلتين، ولكل منهما متطلبات مختلفة:

المرحلة الأولى نافذة على جميع الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية، وعلى أي طرف يصدر الفاتورة نيابة عن المورد الخاضع للضريبة. أما الثانية فتطبق تدريجياً، وتلتزم الهيئة بإشعار المكلفين بموعد ربطهم قبل 6 أشهر على الأقل.

ما خطوات ربط نظامك ببوابة فاتورة؟

نشرت الهيئة ملف خطوات الاستعداد للفوترة الإلكترونية، ويلخص الربط في ثلاث خطوات رئيسية:

1. التأكد من جاهزية النظام: تحقق عبر مزود الخدمة من أن نظام الفوترة لديك متوافق مع متطلبات الربط، وقادر على الاتصال بالإنترنت.
2. الدخول إلى بوابة فاتورة على العنوان fatoora.zatca.gov.sa.
3. اختيار «تهيئة وحدة / جهاز جديد» من البوابة.
4. اختيار «إنشاء رمز التفعيل» للحصول على الرمز.
5. إدخال رمز التفعيل في الحل التقني الخاص بك.
6. التحقق من اكتمال الربط: تأكد مع مزود الخدمة أن النظام مرتبط بالكامل ويصدر فواتير متوافقة.

وتذكر الهيئة أن الفواتير في هذه المرحلة يجب أن تصدر وتحفظ بالصيغة المعتمدة، وهي XML أو PDF/A-3 متضمنة صيغة XML، مع الحقول الإضافية المطلوبة للمرحلة الثانية.

ما المتطلبات التقنية قبل الربط؟

• نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية.
• قدرة النظام على الاتصال بالإنترنت.
• القدرة على إصدار الفواتير وحفظها بالصيغة المطلوبة متضمنة جميع الحقول.
• الاطلاع على مواصفات الفاتورة والمتطلبات الأمنية المنشورة في بوابة الهيئة.

متى موعد ربط منشأتي؟

تقسم الهيئة المكلفين إلى مجموعات بحسب الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة. ويوضح الجدول المنشور في صفحة مراحل التطبيق مواعيد الربط النهائية، ومنها:

الجدول أعلاه مختصر، والجدول الكامل في صفحة الهيئة يضم المجموعات الوسيطة. وتذكر الهيئة أنها ستعلن المراحل المتبقية لاحقاً. لذلك لا تعتمد على جدول منقول؛ راجع الصفحة الرسمية، وانتظر إشعار الهيئة الذي يصل قبل موعدك بستة أشهر على الأقل.

ماذا تفعل المنشأة الصغيرة التي لا تملك نظام فوترة؟

وفرت الهيئة منصة لإصدار الفواتير الإلكترونية، ويشرح الدليل المبسط للمنصة أنها مخصصة لمن لا يملك نظام فوترة إلكترونية، بشرطين:

• أن تكون مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة.
• ألا يتجاوز عدد الفواتير المصدرة 1000 فاتورة سنوياً.

وخطوات استخدامها كما يوردها الدليل:

1. سجّل الدخول ببيانات حسابك لدى الهيئة: الرقم المميز أو البريد الإلكتروني المسجل، وكلمة المرور.
2. وافق على أحكام وشروط استخدام المنصة.
3. اختر إصدار فاتورة إلكترونية جديدة (ضريبية، أو توريد مفترض، أو ملخص، أو تصدير)، أو فاتورة مبسطة جديدة.
4. عبّئ جميع الحقول المعلّمة بنجمة، ثم اضغط «إصدار».
5. حمّل الفاتورة بصيغة PDF/A-3 أو XML، واستعرض فواتيرك السابقة من «عرض القائمة».

وتتيح المنصة أيضاً إصدار الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بالفواتير.

هل يجب أن يكون مزود الحل معتمداً لدى الهيئة؟

تنشر الهيئة في صفحة الفوترة الإلكترونية قائمة استرشادية بمزودي الحلول الذين اجتازوا شروط التأهيل. لكنها توضح أن المكلف يمكنه التعامل مع أي شركة تقدم أنظمة إلكترونية، بشرط أن يلتزم النظام بمتطلبات الفوترة. والمكلف الملتزم بالمتطلبات يعد نظامياً حتى لو لم يكن مزوده في القائمة.

ما الذي ينبغي الانتباه إليه؟

• المسؤولية عليك لا على المزود: اسأل المزود صراحة عن توافق النظام مع المرحلة الثانية، واطلب إثبات اكتمال الربط.
• لا تنتظر الموعد الأخير: إنشاء رمز التفعيل خطوة سريعة، لكن تجهيز النظام واختباره يحتاج وقتاً.
• راجع الصفحة الرسمية: الجداول المنقولة في المواقع قد تكون قديمة، والمرجع هو صفحة مراحل التطبيق.
• لكل وحدة رمزها: إذا كان لديك أكثر من جهاز أو نقطة بيع، فالتهيئة تتم لكل وحدة أو جهاز.

الخلاصة

إذا كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة، فأنت ملزم بالمرحلة الأولى منذ 2021. استخدم نظاماً متوافقاً، وتابع صفحة مراحل التطبيق لمعرفة مجموعتك، ثم اربط نظامك من بوابة فاتورة برمز التفعيل قبل الموعد. وإن كانت منشأتك صغيرة ولا تصدر أكثر من 1000 فاتورة سنوياً، فمنصة الهيئة خيار عملي يغنيك عن شراء نظام.

الأسئلة الشائعة

هل يوجد تسجيل منفصل في نظام فاتورة؟

لا. الخاضع هو المسجل في ضريبة القيمة المضافة، والمطلوب نظام متوافق ثم ربطه برمز تفعيل عند حلول موعد مجموعته.

كيف أعرف موعد ربط منشأتي؟

من جدول المجموعات في صفحة مراحل التطبيق، ومن إشعار الهيئة الذي يصل قبل 6 أشهر على الأقل.

ما خطوات إنشاء رمز التفعيل في بوابة فاتورة؟

الدخول إلى fatoora.zatca.gov.sa، ثم «تهيئة وحدة / جهاز جديد»، ثم «إنشاء رمز التفعيل»، ثم إدخاله في نظامك.

هل الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو الممسوحة ضوئياً مقبولة؟

لا، فهي لا تعد فاتورة إلكترونية بحسب الهيئة.

هل يجب أن يكون مزود الحل ضمن قائمة الهيئة؟

لا، يكفي أن يلتزم النظام بالمتطلبات، والقائمة للتسهيل فقط.